Success Story
Firma Prodinger erfolgreich auf Cloud VoIP migriert
Die Firma Prodinger ist ein sehr renommiertes Steuerberatungsunternehmen mit knapp 200 Mitarbeitern verteilt auf mehrere Standorte.
Mit Ende Mai wurde die Migration der knapp 200 VoIP Nebenstellen von der bestehenden alten Telefonanlage zur neuen cloudbasierten VoIP Anlage „in Time“ abgeschlossen.
Benefits für den Kunden durch Conecto
- technisch inhaltliche Expertise
- organisatorische Unterstützung durch Projektmanagement Know-How
- inhaltliche Unterstützung und Koordination externer Partner
- Erhebung Iststand
- Planung und Abstimmung Sollstand
- Transparente Kommunikation auf Augenhöhe
Projektverlauf
Der Beginn
Das Projekt wurde Anfang 2021 mit der Annahme eines harten Schwenks gestartet. In der „Analyse und Konzeption“ Phase wurde gemeinsam mit dem Kunden eine Bestandsanalyse durchgeführt und mehrere Migrationsszenarien erarbeitet. Das Ergebnis dieser Phase war ein Konzept zur sanften, schrittweisen Migration im Live-Betrieb, bei dem jede Nebenstelle separat umgestellt werden konnte. Mit der fundierten technischen Expertise wurden die für die Umstellung notwendigen Vorbedingungen identifiziert und auf Durchführbarkeit geprüft. Eine Risikoanalyse zu diesem Zeitpunkt identifizierte weitere Punkte, welche für eine erfolgreiche Migration zu berücksichtigen waren.
Planung und Vorbereitung
In der nächsten Phase wurden die notwendigen Schritte zur Umstellung inhaltlich und organisatorisch geplant und mit allen involvierten Parteien abgestimmt. Ein besonderes Augenmerk wurde auf allgemeine Systemverbesserungen und Quick-Wins gelegt. Diese galt es technisch auszuarbeiten, vorzubereiten und in die Zeitschiene zu integrieren. Ein wesentliches Thema war die standortübergreifende Konsolidierung des Netzwerks. Hierfür wurde eine Netzwerkplanung erstellt, mit den involvierten Parteien abgestimmt und die Änderungen gemeinsam umgesetzt. Dieser Quick-Win war eine wesentliche Systemverbesserung und vereinfacht die Abläufe an vielen Stellen.
Die Umstellung wurde stundengenau geplant und entsprechend aufbereitet, sodass diese sehr einfach mit den verschiedenen Standorten und externen involvierten Parteien kommuniziert werden konnte.
Die Umsetzung
Das Schema für die Umsetzung war an jedem Standort gleich. Zuerst wurde das Netzwerk für die Migration vorbereitet. Dies hatte auch zum Ziel die notwendige Transparenz in das über die Jahre gewachsene Netzwerk zu bekommen und den Weg für weitere Verbesserungen außerhalb des Projektes zu ebnen. Im nächsten Schritt wurden die Mitarbeiter am Standort auf das neue System geschult. Unmittelbar danach wurden die einzelnen Nebenstellen migriert. Die Auswirkung für jeden Mitarbeiter war lediglich, für wenige Minuten keine Anrufe am Tischapparat führen zu können. Viele Mitarbeiter bedauerten, dass dies so schnell von Statten ging, eine etwas längere Ruhepause wäre durchaus begrüßt worden. Am Ende wurde bei jedem Standort die VoIP Integration in die Business Applikation geprüft und ein entsprechendes Abschlussgespräch durchgeführt.
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